Was drin ist
- Wochenraster zum Ausfüllen (Viertelstunden)
- Die vier Kategorien: Abgeben, Automatisieren, Streichen, Behalten
- Auswertungsbogen mit Stundenwert-Rechnung
- Beispiel eines ausgefüllten Audits
Das Zeit-Audit zeigt Ihnen schwarz auf weiß, wofür Ihre Arbeitswoche tatsächlich draufgeht. Es ist für Inhaber gedacht, die abends das Gefühl haben, viel gearbeitet und wenig bewegt zu haben. Sie protokollieren eine normale Woche in Viertelstunden, ordnen jede Tätigkeit einer von vier Kategorien zu und rechnen aus, was Sie diese Stunden kosten. Die Auswertung dauert etwa 30 Minuten, das Protokoll läuft nebenher.
So nutzen Sie das Zeit-Audit
- Eine normale Woche wählen. Keine Urlaubswoche, keine Messewoche. Die Woche soll so aussehen wie die meisten anderen.
- Raster bereitlegen. Drucken Sie das Wochenraster aus oder legen Sie es als Tabelle auf dem Handy an.
- Alle 60 bis 90 Minuten eintragen. Nicht erst abends, dann ist die Hälfte vergessen. Stellen Sie sich einen Wecker, wenn nötig.
- Ehrlich bleiben. Auch die 20 Minuten im Postfach zwischendurch und das Telefonat auf dem Weg zur Baustelle gehören hinein.
- Am Ende der Woche auswerten. Ordnen Sie jeden Eintrag einer Kategorie zu und füllen Sie den Auswertungsbogen aus.
- Drei Tätigkeiten auswählen, die Sie in den nächsten 30 Tagen abgeben, automatisieren oder streichen.
Das Wochenraster
Tragen Sie jeden Block von 15 Minuten ein. Zusammenhängende Blöcke mit derselben Tätigkeit dürfen Sie zusammenfassen.
| Uhrzeit | Tätigkeit | Kategorie | Energie (+ / 0 / –) | Hätte das jemand anders machen können? |
|---|---|---|---|---|
| 07:00–07:15 | ||||
| 07:15–07:30 | ||||
| 07:30–07:45 | ||||
| 07:45–08:00 | ||||
| … |
Die Spalte „Energie“ ist wichtiger, als sie aussieht. Tätigkeiten, die Sie Kraft kosten und die ein anderer ebenso gut erledigen könnte, sind die ersten Kandidaten für die Abgabeliste.
Die vier Kategorien
| Kürzel | Kategorie | Erkennungsmerkmal | Beispiele |
|---|---|---|---|
| AB | Abgeben | Jemand anderes kann das mit einer Anleitung genauso gut. | Material bestellen, Termine koordinieren, Rechnungen vorbereiten |
| AU | Automatisieren | Es wiederholt sich und folgt festen Regeln. | Terminbestätigungen, Zahlungserinnerungen, Bewertungsanfragen |
| ST | Streichen | Es würde niemand merken, wenn es wegfällt. | Berichte, die keiner liest, doppelte Abstimmungen, Routine-Meetings ohne Ergebnis |
| BE | Behalten | Nur Sie können das, weil es Ihr Urteil, Ihre Beziehung oder Ihre Richtung braucht. | Wichtige Kundengespräche, Preisentscheidungen, Mitarbeitergespräche, Strategie |
Seien Sie bei „Behalten“ streng. Die meisten Inhaber ordnen dort anfangs zu viel ein, weil sie es gewohnt sind, die Dinge selbst zu erledigen.
Der Auswertungsbogen
Schritt 1: Stunden je Kategorie
| Kategorie | Stunden in der Woche | Anteil |
|---|---|---|
| Abgeben | ||
| Automatisieren | ||
| Streichen | ||
| Behalten | ||
| Gesamt | 100 % |
Schritt 2: Ihr Stundenwert
Ihr Stundenwert beantwortet die Frage, was eine Stunde Ihrer Zeit dem Betrieb wert sein sollte. Eine einfache Rechnung:
Stundenwert = Ziel-Einkommen des Inhabers pro Jahr ÷ produktive Stunden pro Jahr
Rechenbeispiel (fiktive, runde Zahlen): Ein Inhaber möchte 100.000 € im Jahr erwirtschaften und rechnet mit 1.600 produktiven Stunden. Sein Stundenwert liegt dann bei 62,50 €. Jede Stunde, die er mit Aufgaben verbringt, die er für 25 € pro Stunde einkaufen könnte, kostet den Betrieb rechnerisch die Differenz.
Schritt 3: Die Kosten der falschen Stunden
| Zeile | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| A | Stunden „Abgeben“ + „Streichen“ pro Woche | |
| B | Ihr Stundenwert | |
| C | A × B × 46 Arbeitswochen |
Zeile C ist keine exakte Zahl, sondern eine Größenordnung. Sie macht sichtbar, was die bisherige Verteilung kostet.
Beispiel eines ausgefüllten Audits
Das folgende Beispiel ist fiktiv und dient nur der Orientierung: Inhaber eines Elektrobetriebs mit zwölf Mitarbeitenden, protokollierte Woche mit 55 Stunden.
| Kategorie | Stunden | Typische Einträge |
|---|---|---|
| Abgeben | 16 | Materialbestellung, Baustellenkoordination per Telefon, Aufmaße für kleine Aufträge |
| Automatisieren | 5 | Terminbestätigungen, Angebotserinnerungen, Stundenzettel abtippen |
| Streichen | 4 | Doppelte Abstimmung mit dem Büro, Rundmails, die niemand liest |
| Behalten | 30 | Großkunden, Kalkulation größerer Projekte, Mitarbeitergespräche, Angebotsfreigaben |
Seine drei Maßnahmen für die nächsten 30 Tage:
- Materialbestellung geht mit einer Ablauf-Beschreibung an das Büro.
- Terminbestätigungen laufen über Textbausteine im Kalenderprogramm.
- Die tägliche Abstimmung mit dem Büro wird durch ein Treffen von zehn Minuten am Morgen ersetzt.
Wichtig ist nicht, dass Sie sofort auf 40 Stunden kommen. Wichtig ist, dass die gewonnene Zeit in „Behalten“-Arbeit fließt, statt neu verplant zu werden.
Typische Fehler
Rückwirkend protokollieren. Wer am Freitag versucht, den Montag zu rekonstruieren, schreibt auf, was er hätte tun sollen. Das Audit lebt davon, dass die Einträge zeitnah entstehen.
Nur die großen Blöcke erfassen. Die kurzen Unterbrechungen, das schnelle Telefonat, die WhatsApp-Frage vom Team, machen in Summe oft mehrere Stunden aus. Genau dort steckt häufig das meiste Potenzial.
Abgeben ohne Anleitung. Wer eine Aufgabe übergibt, ohne sie zu beschreiben, bekommt sie meist nach zwei Wochen zurück. Planen Sie für jede abgegebene Aufgabe eine kurze Übergabe mit schriftlichem Ablauf ein.
Die frei gewordene Zeit nicht schützen. Ohne festen Platz im Kalender füllt sich jede gewonnene Stunde sofort wieder mit Tagesgeschäft.
Nächster Schritt
Damit die gewonnenen Stunden nicht verpuffen, blocken Sie sie mit dem 4-Stunden-Chefkalender. Wenn Sie genauer rechnen wollen, ob sich eine Abgabe lohnt, hilft der Delegations-Rechner. Den Hintergrund dazu finden Sie im Artikel Delegieren lernen.
