Der 30-Tage-Plan vom Macher zum Chef

Was drin ist

• Tagesplan für 30 Tage in vier Wochen
• Eine konkrete Aufgabe pro Tag
• Übergabe-Gespräch in fünf Schritten
• Wochenrückblick mit drei Fragen
• Abschluss-Check an Tag 30

Vom Macher zum Chef werden Sie nicht durch einen Entschluss, sondern durch viele kleine Übergaben. Dieser Plan gibt Ihnen für 30 Tage jeden Tag eine Aufgabe von 20 bis 30 Minuten. In Woche 1 sehen Sie, wo Ihre Zeit hingeht, in Woche 2 bereiten Sie Übergaben vor, in Woche 3 geben Sie ab, und in Woche 4 bauen Sie den Rhythmus, mit dem Sie künftig führen.

So nutzen Sie den Plan

1. Legen Sie einen Starttag fest, idealerweise einen Montag, und tragen Sie für die nächsten 30 Tage einen festen Termin von 30 Minuten in Ihren Kalender ein.
2. Arbeiten Sie jeden Tag genau die Aufgabe des Tages ab. Nicht vorarbeiten, nicht nachholen im Block.
3. Wenn ein Tag ausfällt, machen Sie am nächsten Tag weiter, wo Sie aufgehört haben.
4. Beantworten Sie am Ende jeder Woche die drei Rückblick-Fragen.
5. Informieren Sie Ihr Team vor dem Start in zwei Sätzen, was Sie vorhaben und warum.

Woche 1: Sehen, wo die Zeit hingeht

• Tag 1: Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie in einer normalen Woche erledigen. Mindestens 30 Punkte, auch Kleinigkeiten.
• Tag 2: Notieren Sie ab heute für fünf Tage jede halbe Stunde, was Sie gerade tun. Ein Zettel neben der Tastatur reicht.
• Tag 3: Markieren Sie in Ihrer Liste von Tag 1 jede Aufgabe, die nur Sie erledigen können. Seien Sie streng.
• Tag 4: Schätzen Sie für jede andere Aufgabe die Stunden pro Woche.
• Tag 5: Rechnen Sie mit dem Freiheits-Rechner Ihren Stundenwert aus.
• Tag 6: Vergleichen Sie Ihre Notizen von Tag 2 mit der Liste. Was hat Sie mehr Zeit gekostet als gedacht?
• Tag 7: Wählen Sie drei Aufgaben aus, die Sie in den nächsten drei Wochen abgeben. Kriterium: viele Stunden, gut beschreibbar, nicht nur Sie können es.

Woche 2: Übergaben vorbereiten

• Tag 8: Legen Sie für jede der drei Aufgaben fest, wer sie übernehmen soll: jemand im Team, eine neue Aushilfe, ein Dienstleister oder ein Werkzeug.
• Tag 9: Beschreiben Sie die erste Aufgabe schriftlich, Schritt für Schritt. Die Ablauf-Vorlage hilft dabei.
• Tag 10: Beschreiben Sie die zweite Aufgabe.
• Tag 11: Beschreiben Sie die dritte Aufgabe.
• Tag 12: Legen Sie für jede Aufgabe fest, was ein gutes Ergebnis ist und woran Sie es erkennen.
• Tag 13: Klären Sie, welche Entscheidungen die neue Person allein treffen darf und wann sie Sie fragen soll.
• Tag 14: Vereinbaren Sie die drei Übergabe-Gespräche für die kommende Woche.

Woche 3: Abgeben

• Tag 15: Führen Sie das erste Übergabe-Gespräch nach dem Ablauf unten.
• Tag 16: Die Person macht die Aufgabe, Sie schauen zu, ohne einzugreifen.
• Tag 17: Führen Sie das zweite Übergabe-Gespräch.
• Tag 18: Führen Sie das dritte Übergabe-Gespräch.
• Tag 19: Kurzes Nachgespräch zur ersten Aufgabe: Was ist unklar? Passen Sie die Beschreibung an.
• Tag 20: Widerstehen Sie heute bewusst dem Impuls, eine abgegebene Aufgabe zurückzunehmen. Notieren Sie, wann der Impuls kam.
• Tag 21: Nachgespräche zur zweiten und dritten Aufgabe.

Das Übergabe-Gespräch in fünf Schritten

1. Warum: Erklären Sie, warum Sie diese Aufgabe abgeben und warum an diese Person.
2. Was: Gehen Sie die schriftliche Beschreibung gemeinsam durch.
3. Wie gut: Beschreiben Sie, woran ein gutes Ergebnis zu erkennen ist.
4. Wie frei: Klären Sie, was die Person allein entscheidet und wann sie fragt.
5. Wann: Vereinbaren Sie das erste Nachgespräch mit Datum.

Woche 4: Den Chef-Rhythmus bauen

• Tag 22: Legen Sie einen festen wöchentlichen Termin mit Ihrem Team fest, 30 bis 45 Minuten, immer am gleichen Tag.
• Tag 23: Tragen Sie zwei Blöcke von je zwei Stunden pro Woche in Ihren Kalender ein, für Aufgaben, die nur Sie erledigen können.
• Tag 24: Bestimmen Sie drei Zahlen, die Sie jede Woche ansehen, etwa Anfragen, Angebote und offene Rechnungen.
• Tag 25: Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie für Rückfragen erreichbar sind, und sagen Sie es dem Team.
• Tag 26: Führen Sie Ihr erstes Wochenmeeting im neuen Format.
• Tag 27: Fragen Sie die drei Personen, die Aufgaben übernommen haben: Was brauchen Sie noch von mir?
• Tag 28: Wählen Sie die nächsten drei Aufgaben für die folgenden 30 Tage aus.

Tag 29 und 30: Rückblick

• Tag 29: Vergleichen Sie Ihre Aufgabenliste von Tag 1 mit heute. Was ist weg, was ist neu, was ist geblieben?
• Tag 30: Beantworten Sie schriftlich: Wie viele Stunden pro Woche haben Sie gewonnen? Wofür nutzen Sie diese Zeit? Was machen Sie im nächsten Durchgang anders?

Wochenrückblick: drei Fragen

Beantworten Sie am Ende jeder Woche in wenigen Sätzen:

1. Was hat diese Woche funktioniert?
2. Wo habe ich wieder selbst gemacht, was ich abgeben wollte, und warum?
3. Was nehme ich mir für die nächste Woche vor?

Typische Fehler

• Zu große Aufgaben zuerst. Beginnen Sie mit Aufgaben, bei denen ein Fehler nicht teuer ist. Vertrauen wächst mit kleinen Erfolgen, auf beiden Seiten.
• Abgeben ohne Beschreibung. „Mach das mal“ führt zu Rückfragen und am Ende oft dazu, dass Sie es doch wieder selbst tun.
• Zurücknehmen beim ersten Fehler. Fehler in den ersten Wochen sind normal. Klären Sie, was fehlte, und passen Sie die Beschreibung an.
• Die gewonnene Zeit verschenken. Wenn Sie die freien Stunden nicht im Kalender reservieren, füllt sie das Tagesgeschäft wieder auf.

Chef sein heißt nicht, weniger zu arbeiten. Es heißt, an den Dingen zu arbeiten, die nur Sie tun können.

Nächster Schritt

Wie Sie das Abgeben zur Gewohnheit machen, beschreibt der Artikel Delegieren lernen. Wenn Sie diesen Weg nicht allein gehen möchten, begleitet Sie das Gruppenprogramm STARK OS über sechs Monate mit Wochenterminen und Vorlagen.