Was drin ist
- Drei Wochenpläne für unterschiedliche Betriebsarten
- Themenspeicher für Chef-Arbeit mit Beispielen
- Ablauf für einen Chef-Block in vier Phasen
- Sechs Regeln, die den Block schützen
- Wochenrückblick in fünf Minuten
Der 4-Stunden-Chefkalender ist eine Vorlage, mit der Sie jede Woche vier feste Stunden für die Arbeit am Betrieb reservieren. In diesen Stunden bearbeiten Sie nicht das Tagesgeschäft, sondern die Themen, die den Betrieb langfristig voranbringen: Abläufe, Preise, Personal, Zahlen, Richtung. Die Vorlage ist für Inhaber gedacht, die wissen, dass diese Themen wichtig sind, aber nie dazu kommen. Vier Stunden sind wenig genug, um sie in jeder Woche unterzubringen, und genug, um nach einem Quartal einen Unterschied zu sehen.
So nutzen Sie den Chefkalender
- Wochenplan wählen. Suchen Sie sich einen der drei Pläne unten aus, der zu Ihrem Betrieb passt.
- Termine eintragen. Tragen Sie die Blöcke für die nächsten zwölf Wochen als Serientermin in Ihren Kalender ein, mit dem Titel „Chef-Block“.
- Team informieren. Sagen Sie Ihrem Team, wann Sie nicht erreichbar sind und wer in dieser Zeit entscheidet.
- Themenspeicher anlegen. Legen Sie eine Liste an, in die Sie alle Chef-Themen schreiben, sobald sie Ihnen einfallen.
- Jeden Block nach dem gleichen Ablauf durchführen, wie weiter unten beschrieben.
- Freitags fünf Minuten zurückblicken. Was ist in dieser Woche am Betrieb besser geworden?
Drei Wochenpläne
Plan A: zwei Blöcke à zwei Stunden
| Tag | Uhrzeit | Inhalt |
|---|---|---|
| Dienstag | 07:00–09:00 | Chef-Block 1: ein großes Thema |
| Donnerstag | 07:00–09:00 | Chef-Block 2: Fortsetzung oder zweites Thema |
Geeignet für Betriebe, in denen der Vormittag ruhiger ist oder in denen Sie früh ungestört sind.
Plan B: ein halber Tag
| Tag | Uhrzeit | Inhalt |
|---|---|---|
| Freitag | 08:00–12:00 | Chef-Block: Zahlen der Woche, dann ein großes Thema |
Geeignet für Inhaber, die sich lange konzentrieren können und einen Tag haben, an dem weniger los ist. Viele Handwerksbetriebe nutzen dafür den Freitagvormittag.
Plan C: vier Blöcke à einer Stunde
| Tag | Uhrzeit | Inhalt |
|---|---|---|
| Montag | 07:00–08:00 | Zahlen und Wochenplanung |
| Dienstag | 12:30–13:30 | Thema aus dem Themenspeicher |
| Mittwoch | 12:30–13:30 | Thema aus dem Themenspeicher |
| Donnerstag | 16:00–17:00 | Personal und Gespräche vorbereiten |
Geeignet für Praxen und Kanzleien, in denen längere Blöcke schwer zu halten sind.
Der Themenspeicher
Alles, was den Betrieb verbessert, aber nicht dringend ist, landet hier. Tragen Sie Themen ein, sobald sie Ihnen einfallen, am besten direkt im Handy.
| Thema | Bereich | Warum ist es wichtig? | Geschätzte Blöcke |
|---|---|---|---|
Beispiele für typische Chef-Themen:
- Einen Ablauf aufschreiben, den bisher nur Sie beherrschen
- Die Preise für das kommende Jahr prüfen
- Eine Stellenanzeige schreiben oder überarbeiten
- Mitarbeitergespräche vorbereiten
- Die Kennzahlen des letzten Monats auswerten
- Die drei Kunden identifizieren, mit denen Sie am liebsten arbeiten, und überlegen, wie Sie mehr davon bekommen
- Das Google-Unternehmensprofil aktualisieren
- Eine Aufgabe übergeben und die Übergabe vorbereiten
Keine Chef-Themen sind: E-Mails beantworten, Angebote für laufende Anfragen schreiben, Rückrufe, Baustellenbesuche. Das ist wichtige Arbeit, aber sie gehört in die übrige Woche.
Ablauf eines Chef-Blocks
| Phase | Dauer (bei zwei Stunden) | Was passiert |
|---|---|---|
| 1 Ankommen | 5 Minuten | Handy auf lautlos, E-Mail-Programm schließen, Themenspeicher öffnen |
| 2 Auswählen | 5 Minuten | Ein Thema wählen, das in diesem Block einen sichtbaren Fortschritt machen kann |
| 3 Arbeiten | 95 Minuten | Am gewählten Thema arbeiten, ohne zu wechseln |
| 4 Festhalten | 15 Minuten | Ergebnis notieren, nächste Schritte in den Kalender oder die Aufgabenliste, Thema abhaken oder weiterführen |
Bei kürzeren Blöcken schrumpft Phase 3 entsprechend. Die Phasen 2 und 4 bleiben, weil sie verhindern, dass Sie in den Blöcken nur herumdenken.
Sechs Regeln, die den Block schützen
- Der Block ist ein Termin. Er wird so behandelt wie ein Kundentermin. Verschieben ist erlaubt, streichen nicht.
- Ein Ort ohne Unterbrechungen. Wenn im Büro ständig jemand an die Tür klopft, arbeiten Sie woanders, zu Hause, in einem Besprechungsraum oder im Auto vor der Baustelle.
- Eine Vertretung für Notfälle. Das Team weiß, wer in dieser Zeit entscheidet und was als Notfall gilt.
- Ein Thema pro Block. Wer drei Themen anfängt, schließt meist keines ab.
- Kein Tagesgeschäft, auch nicht „nur schnell“. Eine einzige E-Mail öffnet die Tür für zehn weitere.
- Nach zwölf Wochen Bilanz ziehen. Welche Themen sind erledigt? Was hat sich im Betrieb verändert?
Wochenrückblick in fünf Minuten
Beantworten Sie jeden Freitag drei Fragen:
- Habe ich meine vier Stunden bekommen? Wenn nicht: Was kam dazwischen?
- Welches Chef-Thema ist diese Woche vorangekommen?
- Welches Thema nehme ich mir nächste Woche vor?
Typische Fehler
Der Block fällt der ersten vollen Woche zum Opfer. In den meisten Betrieben ist fast jede Woche voll. Wer auf eine ruhige Woche wartet, fängt nie an. Deshalb ist der Block als Serientermin angelegt und wird verschoben, aber nicht gestrichen.
Chef-Block als Aufholzeit. Viele Inhaber nutzen die freie Zeit, um liegengebliebene E-Mails abzuarbeiten. Das fühlt sich produktiv an, verändert aber nichts am Betrieb.
Zu große Themen. „Den Betrieb digitalisieren“ passt in keinen Block. „Die Anfrageannahme als Ablauf beschreiben“ schon. Teilen Sie große Themen so lange, bis ein Teil in einen Block passt.
Nächster Schritt
Woher die vier Stunden kommen, zeigt Ihnen das Zeit-Audit für Inhaber. Welche Themen in Ihre Chef-Blöcke gehören, legen Sie am besten in der Quartalssitzung mit sich selbst fest. Mehr zum Thema lesen Sie im Artikel Zeitmanagement für Unternehmer: den Freitag zurückholen.
