Der Delegations-Rechner

Was drin ist

• Interaktiver Rechner mit Ersparnis pro Monat und Jahr
• Amortisation der Einarbeitung in Wochen
• Eine Anleitung, wie Sie Ihren Stundenwert ermitteln
• Die häufigsten Denkfehler bei der Rechnung
• Fünf Kriterien für Aufgaben, die sich zum Delegieren eignen

Der Delegations-Rechner zeigt Ihnen, was es Ihnen wert ist, eine bestimmte Aufgabe an eine Fachkraft, eine Aushilfe oder einen externen Dienstleister abzugeben, und nach wie vielen Wochen sich die Zeit für die Einarbeitung bezahlt gemacht hat. Er ist für Inhaber und Geschäftsführer gedacht, die spüren, dass sie zu viel selbst machen, aber bei jeder Aufgabe denken: „Bis ich das erklärt habe, habe ich es selbst erledigt.“ Tragen Sie oben Ihre Werte ein und lesen Sie hier, wie die Rechnung funktioniert und wo sie Grenzen hat.

So nutzen Sie den Rechner

1. Eine konkrete Aufgabe wählen. Nicht „Büro“, sondern zum Beispiel „Angebote aus Aufmaßen schreiben“ oder „Terminvergabe am Telefon“.
2. Ihren Stundenwert eintragen. Wie Sie ihn ermitteln, steht weiter unten.
3. Die Stunden pro Woche schätzen. Wie viel Zeit kostet Sie die Aufgabe heute, inklusive Unterbrechungen und Nacharbeit?
4. Die Kosten der Fachkraft oder Aushilfe eintragen. Nehmen Sie die tatsächlichen Kosten pro Stunde für den Betrieb, also mit Arbeitgeberanteilen, nicht den Bruttolohn.
5. Die Einarbeitungsstunden schätzen. Wie viele Stunden werden Sie selbst investieren, bis die Aufgabe ohne Sie läuft?
6. Das Ergebnis prüfen. Lesen Sie danach den Abschnitt zu den Denkfehlern, bevor Sie entscheiden.

So rechnet der Rechner

Die Logik ist bewusst einfach gehalten:

Rechenbeispiel mit ausgedachten, runden Zahlen: Eine Inhaberin setzt ihren Stundenwert mit 100 Euro an. Sie schreibt fünf Stunden pro Woche Angebote. Eine Bürokraft kostet den Betrieb 30 Euro pro Stunde. Für die Einarbeitung plant sie 15 Stunden ein.

• Ersparnis pro Woche: 5 × (100 − 30) = 350 Euro
• Ersparnis pro Jahr: 350 × 46 = 16.100 Euro
• Ersparnis pro Monat: rund 1.340 Euro
• Kosten der Einarbeitung: 15 × 100 = 1.500 Euro
• Amortisation: 1.500 ÷ 350, also nach fünf Wochen

Das Beispiel soll die Logik zeigen, nicht Ihre Situation. Bei Ihnen können die Zahlen deutlich anders aussehen.

Ihren Stundenwert ermitteln

Der Stundenwert ist die Zahl, bei der sich die meisten Inhaber verschätzen. Drei Wege, von einfach bis genauer:

1. Ihr Verrechnungssatz. Was berechnen Sie Kunden für eine Stunde Ihrer Arbeit? Das ist eine brauchbare Untergrenze, wenn Sie die frei werdende Zeit wirklich mit abrechenbarer Arbeit füllen.
2. Ihr Zielgehalt. Welches Einkommen wollen Sie aus dem Betrieb ziehen, geteilt durch die Stunden, die Sie arbeiten wollen? Wer 100.000 Euro im Jahr bei 1.800 Arbeitsstunden anstrebt, liegt bei gut 55 Euro. Auch das ist ein ausgedachtes Beispiel.
3. Der Wert Ihrer wichtigsten Aufgaben. Was bringt eine Stunde Vertrieb, Angebotsgespräch oder Führung dem Betrieb? Diese Zahl ist schwer zu schätzen, aber oft die ehrlichste.

Wenn Sie genauer rechnen möchten, hilft der Freiheits-Rechner, der genau diese Frage beantwortet.

Denkfehler, die das Ergebnis verfälschen

• Die frei werdende Zeit verpufft. Die Ersparnis entsteht nur, wenn Sie die gewonnenen Stunden für etwas Wertvolleres nutzen. Wer statt Angebote zu schreiben mehr E-Mails beantwortet, spart rechnerisch, aber nicht tatsächlich. Legen Sie vorher fest, wofür die Zeit gedacht ist.
• Die Fachkraft braucht länger. In den ersten Monaten braucht eine neue Person oft mehr Zeit für dieselbe Aufgabe als Sie. Tragen Sie im Zweifel etwas mehr Stunden bei den Kosten ein oder rechnen Sie mit einem Aufschlag.
• Die Kontrollzeit fehlt. Auch nach der Einarbeitung schauen Sie noch eine Weile drüber. Planen Sie dafür Zeit ein, die mit der Zeit weniger wird.
• Nur mit dem Bruttolohn rechnen. Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit und Arbeitsplatz gehören zu den Kosten. Ihr Steuerbüro kann Ihnen die tatsächlichen Stundenkosten nennen.
• Die Einarbeitung wird zu knapp geschätzt. Die meisten Inhaber unterschätzen, wie viel Wissen in ihrem Kopf steckt. Eine schriftliche Anleitung spart hier Stunden, weil Sie nicht alles dreimal erklären.
• Nur die Kosten sehen. Der Rechner erfasst Geld, nicht Erholung, Konzentration und die Frage, ob der Betrieb ohne Sie funktioniert. Diese Effekte sind schwer zu beziffern, aber oft der eigentliche Grund zu delegieren.

Welche Aufgaben sich zum Delegieren eignen

Gehen Sie Ihre Liste mit diesen fünf Kriterien durch. Je mehr zutreffen, desto besser eignet sich die Aufgabe.

• Wiederkehrend: Die Aufgabe kommt jede Woche oder jeden Monat vor.
• Beschreibbar: Sie können in einer Seite aufschreiben, wie sie geht.
• Überprüfbar: Man sieht am Ergebnis schnell, ob sie gut erledigt wurde.
• Unabhängig von Ihrem Namen: Kunden erwarten dafür nicht ausdrücklich Sie.
• Unter Ihrem Niveau bezahlt: Eine Fachkraft oder Aushilfe kann sie günstiger erledigen, als Ihre Stunde wert ist.

Typische Kandidaten aus unseren Projekten: im Handwerk Materialbestellung, Terminplanung und Rechnungsvorbereitung, in Praxen die Organisation von Terminen und Abrechnungsvorbereitung, in Kanzleien das Anfordern von Unterlagen und die Fristenkontrolle, im B2B die Pflege des CRM und Nachfassen von Angeboten. Aufgaben, die Ihre Stimme, Ihr Urteil oder Ihr Fachwissen brauchen, bleiben eher bei Ihnen.

Aus der Praxis

Ein häufiges Muster: Der Rechner zeigt eine klare Ersparnis, und trotzdem passiert nichts. Meist liegt es nicht am Geld, sondern daran, dass niemand weiß, wie die Aufgabe genau geht. Wer zuerst eine kurze Anleitung schreibt, delegiert danach deutlich leichter.

Nächster Schritt

Welche Aufgaben überhaupt auf Ihre Liste gehören, finden Sie mit dem Arbeit-weg-Check heraus. Mehr zur Rechnung hinter dem Delegieren steht im Artikel Delegieren lernen.