Was drin ist
- Die fünf Prüffragen in der richtigen Reihenfolge
- Eine Auswertungstabelle für Ihre Wochenaufgaben
- Beispiele aus Handwerk, Praxis, Kanzlei und B2B
- Eine Regel, mit der Sie die ersten drei Aufgaben auswählen
Der Arbeit-weg-Check ist eine Checkliste, mit der Sie jede wiederkehrende Aufgabe Ihrer Woche durch fünf Fragen schicken: Kann sie wegfallen, kann sie einfacher werden, kann ein System sie übernehmen, kann jemand anderes sie machen, oder gehört sie wirklich zu Ihnen? Er ist für Inhaber und Geschäftsführer gedacht, deren Woche voll ist, aber nicht mit den Aufgaben, die den Betrieb weiterbringen. Für den ersten Durchlauf brauchen Sie etwa eine Dreiviertelstunde und Ihren Kalender der letzten zwei Wochen.
So nutzen Sie den Check
- Aufgaben sammeln. Gehen Sie Kalender, Postfach, Anrufliste und Notizzettel der letzten zwei Wochen durch. Schreiben Sie alles auf, was mehr als einmal vorkam, auch Kleinkram wie „Stundenzettel einsammeln“ oder „Rückruf Großhändler“.
- Zeit grob schätzen. Notieren Sie pro Aufgabe, wie viele Stunden sie Sie pro Woche kostet. Eine halbe Stunde Genauigkeit reicht.
- Die fünf Fragen der Reihe nach stellen. Die Reihenfolge ist Absicht: erst streichen, dann vereinfachen, dann automatisieren, dann abgeben. Wer einen überflüssigen Ablauf automatisiert, hat hinterher nur einen schnelleren überflüssigen Ablauf.
- Ergebnis in die Tabelle eintragen. Pro Aufgabe genau ein Kreuz und ein konkreter nächster Schritt.
- Drei Aufgaben auswählen. Nehmen Sie sich für die nächsten 30 Tage nur drei Aufgaben vor, am besten die mit dem höchsten Zeitaufwand und dem kleinsten Umsetzungsaufwand.
Die fünf Prüffragen
1. Weg: Wer würde es vermissen?
- Gibt es einen Kunden, eine Kollegin oder eine gesetzliche Pflicht (Buchhaltung, Dokumentation, Aufbewahrung), die diese Aufgabe wirklich braucht?
- Hat in den letzten drei Monaten jemand den Bericht, die Liste oder die Auswertung tatsächlich gelesen?
- Stammt die Aufgabe aus einer Zeit, als der Betrieb kleiner war oder anders gearbeitet hat?
Wenn Sie niemanden nennen können, der die Aufgabe vermisst, lassen Sie sie vier Wochen weg und beobachten, ob jemand nachfragt.
2. Einfacher: Geht es mit weniger Schritten?
- Wird dieselbe Information mehrfach abgetippt, etwa von der Anfrage-Mail in eine Tabelle und von dort ins Angebotsprogramm?
- Landen Freigaben bei Ihnen, die jemand anderes genauso gut entscheiden könnte?
- Ließe sich die Aufgabe bündeln, zum Beispiel einmal pro Woche statt jeden Tag zwischendurch?
- Fehlt eine Vorlage, ein Textbaustein oder eine kurze Checkliste, mit der es schneller ginge?
3. Automatisch: Kann ein System es übernehmen?
- Folgt die Aufgabe immer demselben Muster („Wenn eine Anfrage kommt, dann …“)?
- Geht es um Bestätigungen, Erinnerungen oder Nachfragen, zum Beispiel Termin-Erinnerungen, Eingangsbestätigungen für Anfragen oder Zahlungserinnerungen?
- Hat eine Software, die Sie ohnehin bezahlen, dafür schon eine Funktion, die niemand eingeschaltet hat?
- Ist geklärt, welche Daten dabei verarbeitet werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DSGVO) mit dem Anbieter besteht?
4. Abgeben: Kann es jemand anderes zu 80 Prozent so gut?
- Braucht die Aufgabe wirklich Ihre Stimme, Ihr Urteil oder Ihr Fachwissen, oder nur Ihre Gewohnheit?
- Könnte jemand aus dem Team, eine Aushilfe oder ein externer Dienstleister die Aufgabe mit einer schriftlichen Anleitung übernehmen?
- Kostet Sie die Aufgabe mehr, als eine Stunde einer Fachkraft kosten würde?
- Ist das Ergebnis leicht überprüfbar, sodass Sie in der Übergangszeit nur noch kontrollieren?
5. Behalten: Gehört es zu Ihrem Kern?
- Hängt an der Aufgabe eine Entscheidung mit großer Tragweite (Preise, Einstellungen, wichtige Kunden, Richtung des Betriebs)?
- Ist es etwas, das nur Sie mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Namen leisten können?
- Macht Ihnen die Aufgabe Freude und bringt sie den Betrieb spürbar voran?
Wenn Sie hier dreimal Ja ankreuzen, behalten Sie die Aufgabe und schützen sie in Ihrem Kalender mit festen Zeitfenstern.
Ihre Auswertungstabelle
Übertragen Sie die Tabelle in ein Blatt Papier oder eine Tabellenkalkulation. Die Zeilen unten sind ausgedachte Beispiele, damit Sie sehen, wie ein ausgefülltes Blatt aussehen kann.
| Aufgabe | Std./Woche | Weg | Einfacher | Automatisch | Abgeben | Behalten | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Wochenbericht, den niemand liest | 1 | x | Vier Wochen aussetzen | ||||
| Stundenzettel abtippen | 1,5 | x | Digitale Zeiterfassung einführen | ||||
| Angebote nachfassen | 2 | x | Erinnerung fünf Tage nach Versand | ||||
| Material bestellen | 2 | x | Bestellliste an Obermonteur übergeben | ||||
| Erstgespräche mit Neukunden | 4 | x | Feste Zeitfenster am Dienstag und Donnerstag | ||||
| … |
Summe der Stunden, die wegfallen, einfacher werden, automatisiert oder abgegeben werden: ______ Stunden pro Woche
Beispiele aus unseren Projekten
In der Arbeit mit Betrieben aus der Region Rhein-Neckar sehen wir immer wieder ähnliche Kandidaten:
- Handwerk: Der Inhaber fährt jeden Abend die Tagesberichte durch und tippt sie für die Rechnung ab. Häufig lässt sich das vereinfachen, wenn die Monteure ihre Zeiten direkt digital erfassen und das Büro sie prüft.
- Praxis: Terminbestätigungen und Erinnerungen laufen per Telefon über die Anmeldung. Viele Praxisprogramme können das automatisch, die Funktion ist nur nicht eingerichtet.
- Kanzlei: Fehlende Unterlagen werden einzeln per Mail nachgefordert, jedes Mal neu formuliert. Eine Vorlage mit Checkliste und eine feste Erinnerung nach einer Woche sparen hier regelmäßig Zeit.
- B2B: Der Geschäftsführer erstellt jede Woche einen Umsatzbericht aus drei Quellen. Oft reicht eine kleine Kennzahlenübersicht, die automatisch befüllt wird.
Typische Fehler
- Mit der Automatisierung anfangen. Automatisieren fühlt sich produktiv an. Die größten Entlastungen kommen aber oft aus Frage 1 und 2, weil dort Arbeit ganz verschwindet.
- Zu viel auf einmal ändern. Wer zwölf Aufgaben gleichzeitig umbaut, bringt das Team durcheinander und kehrt nach drei Wochen zum alten Zustand zurück. Drei Aufgaben pro Monat sind ein gutes Tempo.
- Abgeben ohne Anleitung. Eine Aufgabe, die nur mündlich übergeben wird, kommt meist zurück. Schreiben Sie vorher auf, wie sie geht, zum Beispiel mit der Ablauf-Vorlage.
- „Nur vorübergehend“ zurücknehmen. Wenn eine abgegebene Aufgabe nicht perfekt läuft, ist die Versuchung groß, sie wieder selbst zu machen. Verbessern Sie lieber die Anleitung.
Nächster Schritt
Wenn Sie beim Abgeben unsicher sind, ob sich das rechnet, hilft der Delegations-Rechner: Er zeigt, wann sich eine Fachkraft oder Aushilfe für eine Aufgabe trägt. Wie Sie danach Schritt für Schritt weniger im Tagesgeschäft stecken, beschreibt der Artikel Raus aus dem Tagesgeschäft.
