Was drin ist
- Die fünf Kennzahlen mit genauer Definition
- Wochentabelle für ein Quartal (13 Wochen)
- Ampel-Grenzen zum Selbst-Festlegen
- Varianten für Handwerk, Praxis, Kanzlei und B2B
- Fünf Fragen für die Wochenauswertung
Das Kennzahlen-Cockpit ist eine einfache Wochentabelle mit fünf Zahlen, die Ihnen zeigen, ob Ihr Betrieb auf Kurs ist: neue Anfragen, verschickte Angebote, gewonnene Aufträge, Liquidität und Auslastung. Es ist für Inhaber gedacht, die ihren Betrieb heute nach Gefühl und Kontostand steuern und frühzeitig merken wollen, wenn sich etwas verschiebt. Die Tabelle wird jeden Montag gefüllt, am besten von jemand anderem als Ihnen. Sie brauchen dafür keine neue Software, eine Tabellenkalkulation reicht.
So nutzen Sie das Cockpit
- Die fünf Zahlen für Ihren Betrieb festlegen. Nutzen Sie die Standarddefinitionen oder eine der Varianten weiter unten.
- Eine verantwortliche Person bestimmen, die die Zahlen jeden Montag bis 10 Uhr einträgt. Das kann die Büroleitung, die Praxismanagerin oder die Buchhaltung sein.
- Datenquellen klären. Schreiben Sie zu jeder Zahl auf, woher sie kommt: Anfrageliste, Angebotsprogramm, Online-Banking, Zeiterfassung.
- Vier Wochen lang nur erfassen. Bewerten Sie noch nichts. Sie lernen zuerst, was bei Ihnen normal ist.
- Ampel-Grenzen festlegen. Ab Woche fünf bestimmen Sie für jede Zahl, ab wann sie gelb oder rot ist.
- Jeden Montag fünf Minuten auswerten, mit den fünf Fragen am Ende dieser Seite, und die Zahlen im Wochenmeeting kurz zeigen.
Die fünf Zahlen
| Nr. | Kennzahl | Definition | Warum sie wichtig ist |
|---|---|---|---|
| 1 | Neue Anfragen | Anzahl der ernsthaften Anfragen, die in der Vorwoche eingegangen sind, egal über welchen Kanal | Frühester Hinweis darauf, wie voll die Auftragsbücher in einigen Wochen sind |
| 2 | Angebotsvolumen | Summe der in der Vorwoche verschickten Angebote in Euro (netto) | Zeigt, ob aus Anfragen tatsächlich Angebote werden |
| 3 | Auftragseingang | Summe der in der Vorwoche zugesagten Aufträge in Euro (netto) | Die Zahl, die künftigen Umsatz sichert |
| 4 | Liquidität | Kontostand plus offene Forderungen der nächsten vier Wochen minus feste Ausgaben der nächsten vier Wochen | Frühwarnung, bevor es eng wird |
| 5 | Auslastung | Verplante Stunden des Teams in den nächsten vier Wochen im Verhältnis zu den verfügbaren Stunden | Zeigt, ob Sie mehr verkaufen müssen oder bereits an der Grenze sind |
Die Wochentabelle
Legen Sie für jedes Quartal eine neue Tabelle an. Die letzte Zeile füllen Sie in der Quartalssitzung.
| KW | Neue Anfragen | Angebotsvolumen (€) | Auftragseingang (€) | Liquidität 4 Wochen (€) | Auslastung (%) | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 | ||||||
| 6 | ||||||
| 7 | ||||||
| 8 | ||||||
| 9 | ||||||
| 10 | ||||||
| 11 | ||||||
| 12 | ||||||
| 13 | ||||||
| Quartal | Summe | Summe | Summe | Tiefster Wert | Durchschnitt |
Ampel-Grenzen festlegen
Allgemeingültige Grenzwerte gibt es nicht, weil jeder Betrieb anders tickt. Legen Sie Ihre Grenzen nach den ersten vier Wochen selbst fest.
| Kennzahl | Grün, wenn | Gelb, wenn | Rot, wenn |
|---|---|---|---|
| Neue Anfragen | |||
| Angebotsvolumen | |||
| Auftragseingang | |||
| Liquidität | |||
| Auslastung |
Rechenbeispiel (fiktive Zahlen): Ein Betrieb stellt fest, dass er in einer normalen Woche etwa zehn Anfragen bekommt. Er legt fest: Grün ab acht, Gelb bei fünf bis sieben, Rot bei weniger als fünf. Bei der Auslastung gilt umgekehrt, dass auch ein zu hoher Wert gelb sein kann, weil dann keine Luft für Notfälle, Krankheit oder Urlaub bleibt.
Varianten für unterschiedliche Betriebe
Die fünf Standardzahlen passen für die meisten Betriebe. Manchmal lohnt es sich, eine Zahl zu ersetzen.
| Betriebsart | Mögliche Anpassung |
|---|---|
| Handwerksbetrieb | Statt Angebotsvolumen: Anzahl durchgeführter Besichtigungen. Zusätzlich im Blick: offene Rechnungen älter als 30 Tage |
| Praxis | Statt Anfragen: Neupatienten pro Woche. Statt Auftragseingang: belegte Termine der nächsten vier Wochen. Zusätzlich: Ausfallquote |
| Kanzlei | Statt Angebotsvolumen: neue Mandate. Statt Auslastung: abrechenbare Stunden je Berufsträger |
| B2B-Dienstleister | Statt Anfragen: qualifizierte Erstgespräche. Zusätzlich: Wert der offenen Angebote insgesamt |
Wichtig ist, dass Sie bei fünf Zahlen bleiben. Ein Cockpit mit 20 Zahlen wird nach einigen Wochen nicht mehr gepflegt.
Fünf Fragen für die Wochenauswertung
- Welche Zahl ist gelb oder rot?
- Ist das ein Ausreißer oder der zweite, dritte Wert in Folge?
- Welche Zahl hängt mit welcher zusammen? (Wenige Anfragen heute bedeuten oft wenig Auftragseingang in einigen Wochen.)
- Was tun wir diese Woche konkret, wenn eine Zahl rot ist?
- Wer kümmert sich darum, und bis wann?
Typische Fehler
Der Inhaber pflegt die Tabelle selbst. Das klappt ein paar Wochen, dann kommt das Tagesgeschäft dazwischen. Wenn eine andere Person die Zahlen einträgt, laufen sie auch in vollen Wochen weiter.
Zu viele Zahlen auf einmal. Die Versuchung ist groß, alles zu erfassen, was das Programm hergibt. Fünf Zahlen, die jede Woche gepflegt werden, sind wertvoller als 20, die niemand mehr ansieht.
Nur Umsatz betrachten. Umsatz zeigt, was in der Vergangenheit verkauft wurde. Anfragen und Auftragseingang zeigen, was kommt. Wer nur auf den Umsatz schaut, merkt einen Einbruch erst, wenn er schon da ist.
Zahlen ohne Konsequenz. Eine rote Zahl ohne vereinbarte Maßnahme ist nur eine schlechte Nachricht. Die Frage „Was tun wir diese Woche?“ gehört fest dazu.
Nächster Schritt
Die Zahlen gehören als erster Punkt ins Wochenmeeting, eine Tagesordnung dafür finden Sie in der Vorlage fürs Wochenmeeting. In der Quartalssitzung mit sich selbst werten Sie die 13 Wochen gemeinsam aus. Wenn Ihre Zahlen heute über mehrere Programme verstreut sind, hilft der Artikel So greifen CRM, Kalender, Angebote und Buchhaltung ineinander.
