Was drin ist
- Die vier Felder: Stärke, Pflicht, Lernen, Abgeben
- Selbsteinschätzungsbogen für jede Person
- Die Team-Matrix als Tabellenvorlage
- Fragen für das Einzelgespräch
- Hinweise zu Freiwilligkeit, Datenschutz und Betriebsrat
Die Stärken-Matrix ist eine Vorlage, mit der jede Person im Team selbst einschätzt, welche Aufgaben sie gern und gut macht, welche sie lernen möchte und welche sie lieber abgeben würde. Daraus entsteht ein gemeinsames Bild, mit dem Sie Arbeit passender verteilen, Vertretungen planen und Entwicklung besprechen können. Sie ist für Inhaber und Führungskräfte kleiner Teams gedacht und ausdrücklich kein Werkzeug zur Leistungsbeurteilung: Es gibt keine Punkte, keine Rangliste und keine Konsequenzen für einzelne Personen.
Wofür die Matrix gedacht ist und wofür nicht
Die Matrix beantwortet eine Frage: Passen die Aufgaben zu den Menschen, die sie erledigen? In vielen kleinen Betrieben ist die Verteilung historisch gewachsen. Wer zuerst da war, macht die Buchhaltung, wer einmal aushalf, macht jetzt die Website. Das führt oft dazu, dass Menschen Aufgaben erledigen, die ihnen Kraft kosten, während andere gern mehr übernehmen würden.
Die Matrix ist geeignet für:
- bessere Aufgabenverteilung und Vertretungsplanung
- Gespräche über Entwicklung und Weiterbildung
- das Erkennen von Lücken, die niemand im Team gern füllt
Die Matrix ist nicht geeignet für:
- Leistungsbewertung, Gehaltsentscheidungen oder Abmahnungen
- den Vergleich von Personen untereinander
- eine Ablage in der Personalakte
So nutzen Sie die Matrix
- Vorher erklären und freiwillig machen. Stellen Sie die Idee im Wochenmeeting vor, sagen Sie klar, wofür die Ergebnisse genutzt werden und wofür nicht. Niemand muss mitmachen.
- Aufgabenliste erstellen. Sammeln Sie 10 bis 20 Aufgaben, die im Betrieb regelmäßig anfallen. Beispiele stehen unten.
- Selbsteinschätzung. Jede Person füllt den Bogen für sich aus, in Ruhe und ohne Zeitdruck.
- Einzelgespräch. Sie besprechen den Bogen unter vier Augen. Die Person entscheidet, was davon ins Team geht.
- Team-Matrix zusammenstellen. Nur mit Einverständnis der Beteiligten werden die Ergebnisse in eine gemeinsame Übersicht übertragen.
- Drei Veränderungen vereinbaren. Nicht alles auf einmal: Suchen Sie gemeinsam drei Aufgaben, die künftig anders verteilt werden.
Die vier Felder
| Mache ich gern | Mache ich nicht gern | |
|---|---|---|
| Kann ich gut | S – Stärke: Hier möchte ich mehr machen. | P – Pflicht: Kann ich, kostet mich aber Kraft. |
| Kann ich (noch) nicht gut | L – Lernen: Das würde ich gern besser können. | A – Abgeben: Das sollte eher jemand anderes machen. |
Alle vier Felder sind in Ordnung. Ein „A“ ist keine Schwäche, sondern eine ehrliche Auskunft, die hilft, Arbeit sinnvoll zu verteilen.
Der Selbsteinschätzungsbogen
Jede Person trägt für jede Aufgabe einen Buchstaben ein und kann eine kurze Bemerkung ergänzen.
| Aufgabe | S / P / L / A | Bemerkung (freiwillig) |
|---|---|---|
| Kundentelefonate und Terminvergabe | ||
| Angebote vorbereiten | ||
| Material oder Praxisbedarf bestellen | ||
| Neue Kolleginnen und Kollegen einarbeiten | ||
| Kundengespräche vor Ort | ||
| Dokumentation und Ablage | ||
| Social Media oder Google-Profil pflegen | ||
| Reklamationen bearbeiten | ||
| Technik, Geräte, Fahrzeuge betreuen | ||
| … |
Zusatzfragen am Ende des Bogens:
- Bei welcher Aufgabe vergeht für Sie die Zeit am schnellsten?
- Welche Aufgabe schieben Sie am häufigsten auf?
- Was würden Sie gern in einem Jahr können, was Sie heute noch nicht können?
Die Team-Matrix
In der gemeinsamen Übersicht stehen die Aufgaben in den Zeilen und die Personen, die zugestimmt haben, in den Spalten.
| Aufgabe | Person A | Person B | Person C | Person D |
|---|---|---|---|---|
| Kundentelefonate | S | P | L | A |
| Angebote vorbereiten | P | S | A | L |
| Reklamationen | A | S | P | P |
| Google-Profil pflegen | L | A | S | A |
So lesen Sie die Matrix:
- Zeilen ohne S: Diese Aufgabe macht niemand gern und gut. Hier lohnt sich eine Anleitung, Weiterbildung oder Unterstützung von außen.
- Zeilen mit S und L: Eine gute Paarung für Einarbeitung und Vertretung.
- Viele P bei einer Person: Ein Hinweis auf Belastung, kein Vorwurf. Sprechen Sie darüber.
- Mehrere S in einer Zeile: Chance, Aufgaben aufzuteilen oder eine Vertretung festzulegen.
Fragen für das Einzelgespräch
- Was hat Sie beim Ausfüllen überrascht?
- Welche Aufgabe würden Sie gern häufiger übernehmen?
- Welche Aufgabe würden Sie gern abgeben, und was bräuchte es dafür?
- Wobei kann ich Sie unterstützen, damit ein L zu einem S wird?
- Was davon möchten Sie mit dem Team teilen, und was bleibt zwischen uns?
Hinweise zu Freiwilligkeit, Datenschutz und Betriebsrat
- Freiwillig: Wer nicht mitmachen möchte, hat keine Nachteile. Sagen Sie das ausdrücklich.
- Keine Konsequenzen: Die Ergebnisse fließen nicht in Beurteilungen, Gehalt oder Personalentscheidungen ein.
- Datenschutz: Auch Selbsteinschätzungen sind personenbezogene Daten. Speichern Sie die Bögen sparsam, nur so lange wie nötig und nicht in der Personalakte. Legen Sie fest, wer die Ergebnisse sieht.
- Betriebsrat: Wenn es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt, beziehen Sie ihn vor dem Start ein. Fragebögen und Einschätzungsverfahren können mitbestimmungspflichtig sein. Im Zweifel lassen Sie sich arbeitsrechtlich beraten.
Aus der Praxis
In unseren Projekten mit Handwerksbetrieben, Praxen und Kanzleien fällt immer wieder auf, dass Inhaber die Stärken ihres Teams anders einschätzen als das Team selbst. Die Monteurin, die angeblich „nicht so gern telefoniert“, ist am Telefon oft die Ruhigste. Die Mitarbeiterin an der Anmeldung, die die Social-Media-Beiträge „nebenbei mitmacht“, hätte gern mehr Zeit dafür. Solche Dinge kommen selten von allein zur Sprache.
Ein zweites Muster: Die Matrix wirkt am besten, wenn der Inhaber selbst mitmacht und seine eigenen P- und A-Felder offen zeigt. Das nimmt dem Ganzen den Beigeschmack einer Prüfung.
Nächster Schritt
Wenn klar ist, wer was gern macht, legen Sie mit der Rollen-Matrix fest, wer wofür verantwortlich ist. Die frei werdenden Aufgaben des Inhabers finden Sie mit dem Arbeit-weg-Check.
