Das System-Starterpaket

Was drin ist

• Checkliste mit acht Grundsystemen und je fünf Prüfpunkten
• Mindeststandard pro System, der ohne neue Software auskommt
• Ampel-Bewertung zum schnellen Überblick
• Priorisierungsbogen: Welches System kommt zuerst?

Das System-Starterpaket ist eine Checkliste für Inhaber von Betrieben mit etwa drei bis 50 Mitarbeitenden, die wissen wollen, welche Grundsysteme bei ihnen fehlen oder wackeln. Sie prüfen acht Bereiche, von der ersten Anfrage bis zur Wochenzahl, und sehen danach, welches System Sie als Erstes aufbauen sollten. Mit „System“ ist dabei kein Software-Paket gemeint. Gemeint ist ein fester Ablauf, der auch dann funktioniert, wenn die Person fehlt, die ihn sonst im Kopf hat.

So nutzen Sie das Starterpaket

1. Nehmen Sie sich 45 Minuten ohne Telefon. Drucken Sie die Seite aus oder kopieren Sie die Listen in ein Dokument.
2. Gehen Sie System für System durch und haken Sie nur ab, was heute tatsächlich so läuft. „Machen wir meistens“ zählt nicht.
3. Vergeben Sie pro System eine Ampel: Grün bei vier oder fünf Haken, Gelb bei zwei oder drei, Rot bei null oder einem.
4. Übertragen Sie die Ergebnisse in den Priorisierungsbogen weiter unten.
5. Wählen Sie genau ein rotes oder gelbes System aus, das Sie in den nächsten 30 Tagen auf den Mindeststandard bringen.
6. Wiederholen Sie den Check nach drei Monaten und vergleichen Sie die Ampeln.

Wenn Sie ein Team haben, lassen Sie eine zweite Person die Liste unabhängig von Ihnen ausfüllen. Die Stellen, an denen Sie unterschiedlich abhaken, sind meist die interessantesten.

Die Checkliste: acht Grundsysteme

1. Anfrage-Eingang

• Alle Anfragen (Telefon, E-Mail, Website, Google-Unternehmensprofil) landen an einer zentralen Stelle.
• Es ist schriftlich festgelegt, wer Anfragen beantwortet und bis wann.
• Jede Anfrage bekommt innerhalb eines Werktags eine Rückmeldung.
• Verpasste Anrufe werden zurückgerufen, und jemand ist dafür zuständig.
• Sie können sagen, wie viele Anfragen letzte Woche eingegangen sind.

Mindeststandard: ein gemeinsames Postfach oder eine einfache Anfrageliste, eine zuständige Person und eine feste Antwortfrist.

2. Termine und Erstgespräch

• Termine stehen in einem gemeinsamen Kalender, nicht in persönlichen Notizbüchern.
• Für Erstgespräch oder Besichtigung gibt es einen festen Fragenkatalog.
• Kundinnen und Kunden bekommen vorab eine Bestätigung mit allen wichtigen Informationen.
• Absagen und Verschiebungen werden nachgehalten.
• Jemand anderes als Sie kann ein Erstgespräch führen.

Mindeststandard: ein geteilter Kalender und ein Fragebogen, der bei jedem Erstgespräch auf dem Tisch liegt.

3. Angebot

• Es gibt Angebotsvorlagen mit festen Textbausteinen.
• Die Kalkulation folgt einem nachvollziehbaren Schema, das nicht nur Sie verstehen.
• Angebote gehen innerhalb einer festgelegten Frist raus.
• Jedes Angebot wird nach einer festen Zahl von Tagen nachgefasst.
• Sie wissen, wie viele Angebote gerade offen sind und in welcher Höhe.

Mindeststandard: eine Vorlage, eine Frist und ein Nachfass-Termin, der beim Versand gleich im Kalender landet.

4. Auftragsabwicklung

• Nach der Zusage folgt ein fester Ablauf von der Auftragsbestätigung bis zur Übergabe.
• Material, Personal und Termine werden an einer Stelle geplant.
• Das Team findet alle Auftragsinformationen, ohne beim Chef nachzufragen.
• Es gibt eine Abnahme oder einen Abschluss mit Checkliste.
• Reklamationen werden erfasst und regelmäßig ausgewertet.

Mindeststandard: eine Auftragsmappe (digital oder auf Papier) mit immer gleichem Aufbau.

5. Rechnung und Zahlungseingang

• Rechnungen gehen innerhalb weniger Tage nach Abschluss raus.
• Es gibt einen festen Mahnlauf mit Stufen und Fristen.
• Jemand prüft jede Woche die offenen Posten.
• Abschlagsrechnungen sind bei größeren Aufträgen Standard.
• Belege gehen laufend an Buchhaltung oder Steuerkanzlei, nicht gesammelt am Quartalsende.

Mindeststandard: ein fester Rechnungstag pro Woche und eine Mahnvorlage für jede Stufe.

6. Ablage und Wissen

• Es gibt eine Ordnerstruktur, die alle kennen und nutzen.
• Die wichtigsten Abläufe sind als Arbeitsanweisung aufgeschrieben.
• Zugänge liegen in einem Passwortmanager, nicht auf Zetteln oder im Kopf.
• Sie wissen, wo Kundendaten gespeichert sind, und die Speicherung ist DSGVO-konform.
• Neue Mitarbeitende finden sich in der ersten Woche ohne Dauerbegleitung zurecht.

Mindeststandard: eine Ordnerstruktur auf einer Seite beschrieben und die fünf häufigsten Abläufe schriftlich.

7. Team-Kommunikation

• Es gibt ein festes wöchentliches Treffen mit Tagesordnung.
• Aufgaben werden mit Namen und Termin vergeben und nachgehalten.
• Es ist klar, welcher Kanal wofür dient (Telefon, Chat, E-Mail).
• Zuständigkeiten sind schriftlich geklärt.
• Mitarbeitende treffen kleine Entscheidungen ohne Rückfrage.

Mindeststandard: ein Wochentermin von höchstens einer Stunde und eine gemeinsame Aufgabenliste.

8. Zahlen und Steuerung

• Sie schauen jede Woche auf dieselben wenigen Kennzahlen.
• Die Zahlen stellt jemand anderes als Sie zusammen.
• Sie kennen Ihren Kontostand und die erwarteten Zahlungen der nächsten vier Wochen.
• Sie kennen Ihren Stundensatz oder Deckungsbeitrag je Auftragsart.
• Einmal im Quartal prüfen Sie Ziele und Zahlen in Ruhe.

Mindeststandard: fünf Zahlen, jeden Montag in derselben Tabelle.

Priorisierungsbogen

Übertragen Sie Ihre Ergebnisse in diese Tabelle. Die Spalte „Was kostet ein Ausfall?“ beantworten Sie in einem Satz, zum Beispiel „Anfragen bleiben liegen, wenn Frau K. krank ist“.

Faustregel für die Reihenfolge: Beginnen Sie vorne in der Kette. Wenn Anfragen verloren gehen, hilft Ihnen die beste Auftragsabwicklung wenig. Eine Ausnahme gibt es: Steht Rechnung und Zahlungseingang auf Rot, kommt dieses System zuerst, weil es direkt an die Liquidität geht.

Ein System ist erst dann fertig, wenn es an einem Tag funktioniert, an dem Sie nicht da sind.

Typische Fehler

Erst die Software, dann der Ablauf. In vielen Betrieben wird zuerst ein Programm gekauft, in der Hoffnung, dass es Ordnung schafft. Ein Programm bildet aber nur ab, was vorher geklärt ist. Klären Sie zuerst auf Papier, wer was wann macht. Danach wissen Sie, was die Software können muss.

Alles auf einmal. Wer acht Baustellen gleichzeitig öffnet, schließt meist keine. Ein System pro Monat auf Mindeststandard zu bringen, klingt langsam, ergibt aber nach einem Jahr einen anderen Betrieb.

Zu großzügig abhaken. Viele Inhaber haken ab, was theoretisch vorgesehen ist. Prüfen Sie jeden Haken mit der Frage: Würde das auch nächste Woche so laufen, wenn ich im Urlaub wäre?

Das System lebt nur im Kopf einer Person. Solange nur eine Mitarbeiterin weiß, wie der Mahnlauf funktioniert, ist das kein System. Es ist eine Abhängigkeit mit einem anderen Namen.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihr erstes System ausgewählt haben, schreiben Sie den zugehörigen Ablauf auf. Dafür eignet sich die Ablauf-Vorlage. Wie die einzelnen Systeme später ineinandergreifen, zeigt der Artikel So greifen CRM, Kalender, Angebote und Buchhaltung ineinander. Wenn Sie unsicher sind, wo Ihr eigentlicher Engpass liegt, hilft der kostenlose Engpass-Check.