Die deutlichsten Warnsignale bei der Auswahl von Automatisierungs-Software sind: Sie bekommen Ihre Daten nicht vollständig wieder heraus, die Preise sind erst nach mehreren Gesprächen klar, wichtige Schnittstellen sind nur „geplant“, und es gibt keine echte Testphase mit Ihren eigenen Abläufen. Ebenso wichtig sind die Warnsignale im eigenen Betrieb, etwa wenn niemand intern für die Software zuständig sein wird. Wer diese Punkte vor der Unterschrift prüft, vermeidet die meisten teuren Fehlentscheidungen.
Eine Software, die nicht passt, kostet mehr als die monatliche Gebühr. Sie kostet die Einrichtungszeit, die Schulung, die Umstellung aller Abläufe und am Ende oft einen zweiten Wechsel. In unseren Projekten erleben wir regelmäßig Betriebe, die gerade dabei sind, eine Software wieder loszuwerden, die sie vor einem oder zwei Jahren mit großen Erwartungen eingeführt haben.
Bevor Sie Anbieter anschauen: Klären Sie, was Sie brauchen
Das erste Warnsignal liegt oft bei Ihnen selbst. Wenn Sie Anbieter vergleichen, bevor Sie wissen, welches Problem die Software lösen soll, entscheiden Sie am Ende nach Funktionsumfang und Präsentation. Beides sagt wenig darüber, ob die Software Ihren Alltag leichter macht.
Schreiben Sie vorher auf einer Seite auf:
- Welches Problem soll gelöst werden? Zum Beispiel: Anfragen gehen verloren, Angebote werden doppelt erfasst, Rechnungen gehen zu spät raus.
- Welche Abläufe muss die Software abbilden? Nicht alle denkbaren, sondern die fünf wichtigsten.
- Mit welchen Programmen muss sie zusammenarbeiten? Buchhaltung, Kalender, Praxis- oder Kanzleisoftware, Website.
- Wer wird sie täglich nutzen? Und wie technikaffin sind diese Menschen?
- Was darf sie im Jahr kosten, einschließlich Einrichtung und Schulung?
Mit dieser Seite gehen Sie in jedes Gespräch. Wie die einzelnen Programme in einem Betrieb sinnvoll zusammenspielen, beschreiben wir im Artikel So greifen CRM, Kalender, Angebote und Buchhaltung ineinander.
Warnsignale beim Anbieter
Die Vorführung zeigt nur den Idealfall
Jede Software sieht in der Vorführung gut aus. Die Frage ist, wie sie mit Ihren Sonderfällen umgeht. Bitten Sie darum, einen Ihrer echten Abläufe durchzuspielen, mit Ihren Begriffen und Ihren Ausnahmen. Wenn der Anbieter ausweicht oder immer wieder zum Standardablauf zurückkehrt, ist das ein Hinweis.
Der Datenexport ist unklar oder eingeschränkt
Fragen Sie konkret: „Wie bekomme ich alle meine Daten, also Kontakte, Aufträge, Dokumente und Verläufe, in einem lesbaren Format, wenn ich kündige?“ Eine gute Antwort ist konkret und nennt Formate. Eine ausweichende Antwort oder ein Verweis auf kostenpflichtige Unterstützung beim Export ist ein ernstes Warnsignal. Wer seine Daten nicht herausbekommt, kann den Anbieter praktisch nicht mehr wechseln.
Wichtige Schnittstellen sind „in Planung“
Wenn die Verbindung zu Ihrer Buchhaltung oder Ihrer Branchensoftware noch nicht existiert, sondern „für das nächste Quartal geplant“ ist, planen Sie nicht damit. Entscheiden Sie auf Basis dessen, was heute funktioniert. Lassen Sie sich die vorhandenen Schnittstellen zeigen, nicht nur auf einer Folie.
Die Preise sind schwer zu durchschauen
Achten Sie auf Preismodelle, bei denen die eigentlichen Kosten erst später sichtbar werden: Grundpreis plus Module, Preis pro Nutzer plus Preis pro Schnittstelle, Einrichtungspauschalen, kostenpflichtiger Support. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot für Ihren konkreten Fall, mit allen Kosten für die ersten zwei Jahre. Wenn das nicht möglich ist, fragen Sie nach dem Grund.
Datenschutz wird nur allgemein beantwortet
Auf die Frage nach dem Datenschutz sollte ein Anbieter sofort einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereitstellen können und sagen, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Für Praxen und Kanzleien sind außerdem Fragen zu Verschlüsselung, Zugriffsrechten und Protokollierung wichtig. „Wir sind DSGVO-konform“ ohne Unterlagen reicht nicht.
Die Software soll „alles“ lösen
Vorsicht bei Versprechen, dass die Software Ihre Abläufe von selbst ordnet, dass KI den Rest erledigt oder dass Sie nach der Einführung kaum noch Verwaltung haben. Software unterstützt Abläufe, sie ersetzt keine Entscheidungen darüber, wie Ihr Betrieb arbeiten soll.
Warnsignale im Vertrag
- Lange Mindestlaufzeit ohne Testphase. Eine Laufzeit von einem Jahr kann in Ordnung sein, wenn Sie vorher ausreichend testen konnten. Ohne Test ist sie ein Risiko.
- Automatische Verlängerung mit langer Kündigungsfrist. Tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein, wenn Sie unterschreiben.
- Preisanpassungen ohne Obergrenze. Achten Sie darauf, ob und wie der Anbieter Preise während der Laufzeit erhöhen darf.
- Unklare Regelungen zum Support. Welche Reaktionszeiten gelten, auf welchem Weg erreichen Sie jemanden, und was kostet Hilfe über den Standard hinaus?
Warnsignale im eigenen Betrieb
Manche Fehlentscheidungen haben wenig mit dem Anbieter zu tun:
- Niemand ist intern zuständig. Eine Software braucht eine Person, die sie versteht, Fragen beantwortet und Anpassungen vornimmt. Wenn das niemand übernehmen kann oder will, wird die Einführung scheitern, egal wie gut das Produkt ist.
- Das Team war nicht beteiligt. Wenn die Menschen, die die Software täglich nutzen sollen, sie erst nach der Unterschrift sehen, ist Widerstand fast sicher.
- Die Abläufe sind nicht geklärt. Eine Software bildet ab, was Sie ihr vorgeben. Wenn Sie selbst nicht wissen, wie der Ablauf aussehen soll, übernehmen Sie am Ende den Standard des Anbieters, ob er passt oder nicht.
- Die Entscheidung fällt unter Zeitdruck. „Das Angebot gilt nur bis Monatsende“ ist kein guter Grund für eine Entscheidung, die Sie jahrelang begleitet.
Mehr zu den typischen Stolperfallen nach der Auswahl lesen Sie in Automatisierung im Mittelstand: die häufigsten Fehler.
Fragen für das Verkaufsgespräch
Nehmen Sie diese Fragen in jedes Gespräch mit und notieren Sie die Antworten:
- Können wir einen unserer echten Abläufe gemeinsam in der Software durchspielen?
- Wie exportiere ich alle Daten, und in welchen Formaten?
- Welche Schnittstellen zu unserer Buchhaltung und unseren anderen Programmen gibt es heute, und wer pflegt sie?
- Was kostet die Software für unseren Fall in den ersten zwei Jahren, einschließlich Einrichtung, Schulung und Support?
- Wo werden die Daten gespeichert, und können Sie uns den Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorab schicken?
- Wie lange ist die Testphase, und können wir in dieser Zeit mit echten Daten arbeiten?
- Welche Betriebe in unserer Größe und Branche nutzen die Software, und dürfen wir mit einem davon sprechen?
- Was passiert, wenn Ihr Unternehmen übernommen wird oder die Software eingestellt wird?
Bei Frage sieben lohnt es sich, hartnäckig zu sein. Ein Gespräch mit einem Betrieb, der die Software seit einiger Zeit nutzt, ist oft aufschlussreicher als jede Vorführung. Fragen Sie dort nach dem Aufwand für die Einführung, nach dem Support im Alltag und danach, was man heute anders machen würde. Wenn ein Anbieter keinen einzigen Referenzkontakt aus Ihrer Branche nennen kann, ist das nicht zwingend ein Ausschlussgrund, aber ein Hinweis, dass Sie Pionierarbeit leisten.
Die letzte Frage wirkt unhöflich, ist aber berechtigt. Gerade bei kleineren Anbietern und jungen Produkten ist sie eine realistische Möglichkeit.
Eine einfache Bewertung statt Bauchgefühl
Wenn zwei oder drei Anbieter in der engeren Auswahl sind, hilft eine schriftliche Bewertung. Legen Sie Kriterien fest, gewichten Sie sie nach Bedeutung für Ihren Betrieb und bewerten Sie jeden Anbieter. Ein Beispiel für mögliche Kriterien:
| Kriterium | Gewichtung (Beispiel) | Anbieter A | Anbieter B |
|---|---|---|---|
| Bildet unsere fünf wichtigsten Abläufe ab | hoch | ||
| Schnittstelle zur Buchhaltung vorhanden | hoch | ||
| Datenexport vollständig möglich | hoch | ||
| Bedienbarkeit für das Team | mittel | ||
| Gesamtkosten über zwei Jahre | mittel | ||
| Support auf Deutsch, gut erreichbar | mittel |
Die Gewichtung ist für jeden Betrieb anders. Wichtig ist, dass Sie sie festlegen, bevor Sie bewerten, damit die sympathischste Präsentation nicht automatisch gewinnt. Eine ausführliche Vorlage für solche Entscheidungen finden Sie in der Entscheidungsmatrix.
Die Testphase richtig nutzen
Eine Testphase ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie sie ernsthaft nutzen. Legen Sie vorher fest, welche Abläufe getestet werden, wer testet und woran Sie am Ende entscheiden. Arbeiten Sie mit echten, aber unkritischen Daten, und lassen Sie die Menschen testen, die später damit arbeiten sollen, nicht nur sich selbst.
Die beste Software ist die, die Ihr Team auch in einer stressigen Woche benutzt.
Wenn Sie die Auswahl und Einführung nicht allein stemmen möchten, übernehmen wir das im Programm STARK Aufbau: von der Klärung der Anforderungen über die Anbietergespräche bis zur Einrichtung. Sie behalten die Entscheidung, wir bereiten sie so vor, dass sie auf festem Boden steht.